1. Prosedur Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file
yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip diproses. File
ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang
berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi.
Penggantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang
jumlahnya 12. Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan
menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian yang diberi
label 1 sampai 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Prosedur Penyimpanan Tetap (File
Permanent)
Adapun tahap yang digunakan dalam penyimpanan
arsip ini :
a. Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip baik itu surat keluar maupun surat masuk untuk
memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan.
Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan, surat tersebut perlu
dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan
menentukan subjek apa atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata
tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda atau Kode
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok
pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan
arsip-arsip untuk persiapan ke tahap akhir yaitu penyimpanan. Tahap ini
diadakan khusus untuk volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan
perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan sistem penyimpanan yang
dipergunakan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera
mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila
kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu
berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang
lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan
tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal
1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat
bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Apabila kegiatan
penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan
disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.
e. Menyimpan atau Meletakkan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat
penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat
penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan. Penyimpanan akan lebih efektif
apabila didukung oleh peralatan yang sesuai dan memadai.
Sistem
Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah (2003: 71) menyatakan bahwa :
“Sistem penyimpanan adalah sistem yang
dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan
bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa :
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara
dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat,
sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali
secara cepat”.
Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem
pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih
untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga,
dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan
keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar
pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan
kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip
dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah
penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan
tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem
penataan arsip. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai
sistem penyimpanan yang standar ada 5 yaitu :
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan
berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan
dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini
digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama
dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama
lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan
swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di
mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa
melalui alat bantu (indeks).
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip
2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat
yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang
disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling
System
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan
berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau
perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi
tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan
keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan
tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah atau geografis adalah suatu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok
atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat
keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal.
5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar
indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem
ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam
pengelolaannya. Karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang
dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan
panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Ada 2 macam sistem subjek,
yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi
(berdasarkan notasi atau kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri dari banyak
subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat
seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah
yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip
berdasarkan masalah.
Menurut Sedarmayanti yang
dikutif dalam buku Imasita (2001: 32), peralatan kearsipan ada dua yaitu :
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku Agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda
dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini
pecatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks
kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik,
yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang
praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih
lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi
berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1, 2, 3, 4, …….. dan seterusnya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima
diisi berdasarkan tanggal diteriman atau dikirimnya surat.
3) Nomor dan tanggal surat yaitu kolom ini
diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dengan nomor berkas
berdasarkan pola klasifikasi.
5) Pengirim surat yaitu yaitu kolom pengirim
surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
6) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi
pokok surat atau perihal.
7) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan
isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
8) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada
hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap
dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat
menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang
telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan
arsip dalam jumlah yang banyak.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang
terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau
warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang
lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
d. Map Schnelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang
telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Baki Surat/Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang
biasanya disimpan di atas meja.
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran
bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk
menyimpan arsip penting.
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15
cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku
agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap
4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau
kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan
kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: kolom untuk memberikan tanggal hari
diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang
telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat
masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem
penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk
mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas
yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi lampiran surat
(jika ada)
6) Dari: kolom yang berisi asal surat, baik
perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju
untuk surat keluar.
8) Tanggal surat: kolom untuk mencatat tanggal
yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat : kolom untuk mencatat nomor
surat yang tercantum pada surat .
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional
bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian
masalah dari surat bersangkutan
b) Untuk surat keluar: unit/bagian yang
bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk
mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada
pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai
bukti terima surat.
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang
berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis
filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang
berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing
cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.
Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah.
Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak
membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing
cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi
kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau
bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di
belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun
penutup pada sisinya, dilengkapi tap/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
d. Guide
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) adalah
alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai
penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide
dibedakan menjadi dua, yaitu guide besar dan guide kecil.
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan
digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil
mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu,
seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x
10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: 1)
penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2) pemisah
antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara
kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. 3) penyangga folder
agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang
digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi dengan tembaga
pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filling cabinet
dan berfungsi untuk meletakan tab.
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan
kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya
setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan
disalahgunakan.
g. Berkas Penyekat/ Tickler File
Tickler file merupakan suatu alat atau
kotak kecil berukuran lebih kurang 10 x 15 cm, yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
h. Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan
menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam
laci atau baki, kemudian disusun dalam suatu filling cabinet.
i. Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat
yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya
bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi
kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filling Sistem.
j. Vertikal dan Plan Tray Filling
System
Merupakan suatu alat penyimpanan dalam bentuk
lemari yang digunakan untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang
vertical.
k. Data Plan Tray Filling System
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastik
atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical ataupun
kombinasi antara horizontal dan vertikal.
l. Retrix
Alat ini digunakan untuk menyimpan arsipan yang
dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan.
Sehingga bila nomor arsip yang telah dipasang dan diproses, maka
arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
m. Microfilm
Yaitu alat untuk memproses fotografi, di mana
arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaannya. Microfilm terdiri dari:
1) Alat pemotret, yaitu menghasilkan foto dalam
bentuk klise (negative film) yang kecil.
2) Rol film adalah klise untuk menampung hasil
pemotretan.
3) Alat pemroses adalah alat untuk memproses
film agar dapat ditampilkan pada layar.
4) Alat pembaca dan pencetak yaitu alat untuk
membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila
diperlukan.
Kendala-kendala
dalam bidang kearsipan
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada
umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah:
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya
arsip. Belum atau kurang dipahaminya pengertian arsip mengakibatkan fungsi
arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas
di bidang kearsipan dipandang rendah.
2. Bertambahnya volume arsip secara terus
menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung
arsip lagi.
3. Belum dimilikinya pedoman tata kerja
kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga
masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman dan tujuan
yang jelas.
4. Penggunaan arsip oleh pengelola atau oleh
pihak lainnya yang membutuhkan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang
tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan
arsip tersebut.
5. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali
arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut
mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum/kurang
terampil.
Latar Belakang
Penyimpanan Arsip Pada Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan
dan Pariwisata Kota Makassar
Informasi memiliki berbagai makna tergantung
pada ilmu yang membahasnya serta menjadi kebutuhan yang sangat mutlak dalam
kehidupan. Tidak dapat dibayangkan jika tidak ada informasi, yang berarti
pula manusia tanpa pembelajaran dan pendidikan. Jika hal tersebut
terjadi, mungkin pada saat ini semua perilaku manusia tidak dapat dibedakan
dengan perilaku hewan. Dapat dipastikan bahwa informasi berperan penting dalam
kehidupan manusia.
Setiap organisasi pasti memiliki data dan
informasi yang biasanya disimpan di dalam suatu arsip. Arsip memegang peranan
penting bagi jalannya suatu organisasi, sebagai sumber informasi dan juga
sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian,
pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan organisasi. Begitu
berharganya data dan informasi dalam setiap organisasi sehingga harus disimpan
karena masih dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya
mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik, sehingga apa yang menjadi
perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya kontrol dan
perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang
diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan
mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Sejalan dengan tuntutan tersebut, sebagaimana
lembaga pemerintah lainnya, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar pada
bagian Pengembangan Usaha Pariwisata dalam mewujudkan visi dan misinya dalam
penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan utamanya dalam pengembangan usaha
pariwisata di Kota Makassar, setiap kegiatan yang dilakukan tidak terlepas dari
kegiatan kearsipan, khususnya dalam melaksanakan kegiatan penerimaan surat
masuk, pengiriman surat keluar, pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan
pencarian kembali dokumen surat yang dibutuhkan.
Hal inilah yang menyebabkan diperlukan sebuah
sistem penyediaan dan penyimpanan data dan informasi yang efektif. Namun sistem
penyimpanan arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan
dan Pariwisata Kota Makassar tersebut belum terlaksana dengan baik. Hal ini
terlihat dari masih banyaknya arsip yang belum disimpan sesuai dengan sistem
yang diterapkan pada kantor tersebut. Dengan demikian, penemuan kembali arsip
tersebut menggunakan waktu yang relatif lebih lama, sehingga memerlukan
pembenahan pada sistem pengarsipan surat atau dokumen. Oleh karena itu
dipilihlah “Penyimpanan Arsip Pada Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas
Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar” sebagai judul tugas akhir.
Azas
Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip
Dalam buku Manajemen Kearsipan dikutip dari Dewi
(2011: 12), asas pengorganisasian dan pengelolaan arsip yaitu :
1. Sentralisasi Arsip
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat atau
arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar
serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya
unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak
diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya
dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman
pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan,
maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena kegiatannya
dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot
serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan
dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel,
maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang
ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja
kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi,
yaitu :
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan
untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan
dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan
menyelesaikan pada waktu bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum
tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatnya bagi
perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2.Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta
menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga
setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing
pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu
:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di
beberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih
lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang
harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus
dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan
pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi,
yaitu :
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai
alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan
penggunaanya di masing-masing unit tidak kontinu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor
yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Kombinasi
Asas kombinasi merupakan gabungan dari asas
sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini disenggarakan
berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang
bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan,
taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang
sering dipergunakan asas gabungan ini.
Daftar Pustaka Azas Pengorganisasian dan
Pengelolaan Arsip :
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Kearsipan,
Jakarta : Prestasi Pustaka, 2011
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran,
Surabaya : Prestasi Pustaka, 2011
Arsip dapat digolongkan atas
berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara
lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari
digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
kegiatan operasional perusahaan. Amsyah (2003: 2) “Arsip dinamis adalah semua
arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau
kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011: 11) Kategori Arsip Dinamis
adalah sebagai berikut :
1) Administratif: dokumen prosedur, formulir
atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut
tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2) Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi
terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan
penagihan nasabah.
3) Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi
pengembangan produk, dan sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4) Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi
kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih
dipergunakan terus-menerus, bagi keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang,
atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari
digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai
taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip
dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna
arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang
berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :
arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian
murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan
atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban
nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya,
dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari
kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah,
tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas
:
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam
pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh
diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada
suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai
khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip
Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di
setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga
arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di
unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip
asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat
dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian,
Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari
berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai
nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen,
disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa,
dsb.
Berdasarkan uraian
pembahasan sebelumnya mengenai sistem penyimpanan arsip pada Bagian
Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada
Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota
Makassar merupakan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal, akan tetapi
penerapan sistem ini belum terlaksana dengan baik, karena
arsip yang disimpan dalam ordner tidak diklasifikasi sesuai dengan sistem
yang diterapkan. Akibatnya penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama,
bahkan kadang-kadang tidak ditemukan kembali.
2. Kendala-kendala yang dialami oleh pegawai
dalam menangani arsip antara lain :
a. Masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenai
penanganan arsip, sehingga sistem yang diterapkan tidak dilakukan secara
maksimal.
b. Tidak ada pegawai khusus yang ditugaskan
untuk menangani arsip tersebut.
c. Pegawai pada Bagian Pengembangan Usaha
Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar kurang memahami dalam
menangani arsip, sehingga arsip tidak disimpan sesuai dengan sistem
yang diterapkan, serta kadang-kadang surat masuk yang telah dicatat ke dalam
buku agenda, tetapi tidak discan ke dalam komputer dan langsung diserahkan ke
pimpinan atau unit kerja yang ditujukan surat tersebut.
d. Kurangnya sarana pendukung, misalnya
penambahan alat scanner dan mesin fotocopy.
